Daten aus Fahrerkarten: Grundlage für die Arbeitszeit- und Lohnabrechnung

Der Gesetzgeber verlangt, dass Sie die Daten von den Fahrerkarten Ihrer Fahrer regelmäßig runterladen, gesichert aufbewahren und archivieren, sowie auf eventuell Verstöße der Lenk-, Pausen und Ruhezeiten auswerten. Mit unseren Lösungen zum Fernauslesen von Tachographen und Fahrerkarten erfüllen Sie diese Vorgaben spielend leicht und automatisch.

Wussten Sie aber, dass Sie diese Daten auch für zahlreiche weitere Zwecke einsetzen können und aus den gesetzlichen Vorgaben direkt Mehrnutzen für Ihr Unternehmen realisieren können? Diese Artikelreihe beleuchtet ausgewählte Einsatzzwecke – natürlich alle im Funktionsumfang bei TSI enthalten!

Teil 1: Daten aus Fahrerkarten: Grundlage für die Arbeitszeit- und Lohnabrechnung

In diesem Teil beschäftigen wir uns damit, wie Sie mit den Daten der Fahrerkarten die Arbeitszeit- und Lohnabrechnung Ihrer Fahrer erledigen – weitestgehend automatisch und ohne großen Aufwand.

Teil 2: Daten aus Fahrerkarten: Automatische Spesenabrechnung

Beim nächsten Mal erläutern wir, wie die Fahrt-, Lenkzeit-, und Arbeitszeitdaten als Grundlage für eine automatische Spesenabrechnung dienen, und wie unsere einzigartige Spesen-KI Ihnen quasi den Aufwand für die Kalkulation abnimmt.

Fahrerkarten-Daten: Grundlage für die Arbeitszeit- und Lohnabrechnung

Die Erfordernis zur Nutzung von digitalen Tachographen in Verbindung mit Fahrerkarten ergibt sich aus der EU Richtlinie 2002/15/EG mit dem Ziel, so wörtlich, „die Sicherheit und die Gesundheit der Personen, die Fahrtätigkeiten im Bereich des Straßentransports ausüben, verstärkt zu schützen, die Sicherheit im Straßenverkehr zu erhöhen und die Wettbewerbsbedingungen einander stärker anzugleichen.“

Daraus ergeben sich spezifische „Vorschriften zur Arbeitszeit im Straßenverkehr“, die „Bestimmungen über ausreichende Ruhezeiten, die durchschnittliche wöchentliche Höchstarbeitszeit, den Jahresurlaub und bestimmte grundlegende Vorschriften für Nachtarbeit, insbesondere Untersuchungen des Gesundheitszustandes“ umfassen.

Um diese Mindestanforderungen durchzusetzen, zu kontrollieren und ggf. Verstöße zu sanktionieren, müssen Unternehmen mittels eines geprüften, manipulationssicheren Tachographen detailliert alle Tätigkeiten Ihres Fahrpersonals aufzeichnen – oder anders formuliert eine Arbeitszeiterfassung durchführen.

Genügt die Arbeitszeiterfassung mittels Tachographen?

Es scheint also so, dass die Vorgaben zur Nutzung des Tachographen ein verbindliches Muss für eine Arbeitszeiterfassung darstellen – eigentlich auch genau das, was die Lohnbuchhaltung braucht, oder?

Weitestgehend ja, aber nicht ganz! Der Gesetzgeber prüft nur, dass Arbeits- und Lenkzeiten Höchstwerte nicht überschreiten und dass Pausen- und Ruhezeiten eingehalten werden. Die Erfassung von Urlaub oder Krankheitszeiten beispielsweise, wird in den Tachographen nicht berücksichtigt, so dass die Fahrerkarten nicht direkt und ohne Weiteres für die Lohnbuchhaltung genügen.

Es ist auch fern von außergewöhnlich, dass es manche Fahrer gelegentlich nicht ganz so genau mit den Aufzeichnungen der Tachographen nehmen, manche Chefs dies nicht exakt kontrollieren, und dass so Korrekturen und Nachtragungen bei Fehlern und fehlenden Daten, die den Vorschriften nach gefordert wären, eventuell nicht immer eingetragen werden. Solange dies nicht die Einhaltung der gesetzlichen Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten aus beispielsweise der Fahrpersonalverordnung gefährdet, hat dies als reine Erfüllung von Kontrollvorgaben oft nur eine nachgelagerte Priorität, geht es aber um den Lohn und das Salär am Ende des Monats, möchten alle Beteiligten dies aber plötzlich doch ganz genau wissen!

Zusammenfassend, alle Daten zur Arbeitszeit werden durch die Tachographen und die zugehörigen Karten der Fahrer erfasst bis auf

• Krankmeldungen,
• Fehl- und Urlaubszeiten,
• sowie häufig auch etwaige Ergänzungen und Korrekturen.

Um diese Daten der Fahrerkarten zu nutzen sind zu den bereits verfügbaren Daten noch einige nachgelagerte Handlungen und Schritte zu ergänzen, der überwältigende Großteil der nötigen Arbeitszeiterfassung ist aber bereits erledigt.

Dies ist genau die Stelle, an dem der intelligente Arbeitszeit-Manager der TSI Lösung ansetzt und so nicht nur die Lohnbuchhaltung für Ihre Fahrer erheblich entlastet, sondern auch den Hauptteil der Arbeit abnimmt:

Intelligenter Arbeitszeit-Manager

Der intelligente Arbeitszeit-Manager bietet eine einfache und übersichtliche Visualisierung der gesamten Daten und ermöglicht eine zentrale Verwaltung für alle Fahrer.

Eine leichte graphische Führung durch den Prozess, interaktive Rückmeldungen und sofortige Sichtbarkeit aller Änderungen und Tages- und Monatssummen, vereinfacht alltägliche Aufgaben.

Die Darstellung von Details zu Monat, Tag, Abwesenheit oder Krankheit ist direkt möglich. Eine Zeitleiste zeigt Ihnen die verschiedenen Arten von Arbeit-, Ruhe-, oder Abwesenheitszeiten detailliert an.

Korrekturen erfassen

Das Ergänzen von Fehlzeiten (auch für längere Zeiträume), Korrekturen, oder die Erfassung von Urlaub oder Krankmeldungen erfolgen direkt im Manager. Das Hinein-Zoomen in alle verfügbaren Daten erleichtert die Ausführungen um ein Wesentliches.

Jede Eintragung und Korrektur wird rechtssicher mit Zeitstempel und Festhalten des Verantwortlichen erfasst und genügt so jederzeit allen Anforderungen für eine nachweissichere Lohnabrechnung.

Interaktive Analysen

Sehen Sie alle wichtigen Daten in speziellen Übersichten. Ob Wochen- oder Tagesansichten, alles ist flexibel und individuell gestaltbar.

Summen für alle Arbeitszeiten, Berücksichtigung individueller Nachtzeiten oder das Hervorheben von Besonderheiten stehen Ihnen im Programm zur Verfügung.

Alle Spalten sind komplett anpassbar, eine Funktion für Rundungen ist zusätzlich schon integriert.

Auch der Export in PDF, Excel oder CSV für die Weitergabe an die Buchhaltung ist möglich und zwar individuell angepasst, genau so wie Sie es benötigen.

Weitere Informationen

Dies ist jedoch nur eine kleine Auswahl, der vielen Funktionen und Möglichkeiten, mit denen die Kunden der TSI sich Mehrwerte erschließen und signifikante Wettbewerbsvorteile sichern. Erfahren Sie mehr über den stetig wachsenden Funktionsumfang, welche die TSI rund um die Lösungen zum Fernauslesen digitaler Tachographen und Fahrerkarten bietet.

Im nächsten Teil dieser Artikelserie erklären wir, wie Daten aus den Tachographen und Fahrerkarten auch für eine Fahrer-Spesenabrechnung genutzt werden kann.