Als Experten im Bereich Telematik und Flottenmanagement wissen wir, dass die korrekte Nutzung und Speicherung der Tachographen-Daten ein wichtiger Bestandteil der europäischen Verordnungen ist. Die Einhaltung der Vorschriften ist ein wesentlicher Faktor, um Bußgelder zu vermeiden und die Sicherheit im Straßenverkehr zu gewährleisten. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen heute wichtige Informationen zum bevorstehenden Löschtermin für die Tachodaten am 31.03.2023 bereit.
Was sind Tachodaten und warum ist ihre Aufbewahrung wichtig?
Tachodaten sind Informationen über Geschwindigkeit, Lenk- und Ruhezeiten sowie Arbeitsstunden von Fahrern, die von einem Tachographen aufgezeichnet werden. Gemäß der EU-Verordnung 561/2006 müssen diese Daten von Transportunternehmen aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Dies dient nicht nur dazu, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, sondern auch zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen von Fahrern und zur Erhöhung der Sicherheit auf den Straßen.
Was passiert am Löschtermin für Tachodaten?
Gemäß der Verordnung müssen Transportunternehmen die Daten von Tachographen mindestens 365 Tage aufbewahren. Zum Löschtermin, der in diesem Jahr am Freitag, den 31.03.2023 liegt, müssen standardmäßig alle Daten gelöscht werden, die älter als 1 Jahr sind. Das bedeutet, dass alle Daten, die vor dem 01.04.2022 aufgezeichnet wurden, gelöscht werden. Es gibt jedoch Fälle, in denen die Aufbewahrungsfristen für Tachographendaten abweichen können.
Hinweis: Dies betrifft lediglich die Datendateien aus den Tachographen und Fahrerkarten, alle sonstigen Daten aus Ihren gebuchten Dienstleistungen werden nicht gelöscht und verbleiben entsprechend dem im Produkt gewährten Datenvorhaltungszeitraum erhalten.
Wie jedes Jahr erinnern wir unsere Kunden rechtzeitig an die bevorstehenden Termine und führen für alle bei der TSI gehosteten Daten die Löschung für Sie automatisch und fristgerecht durch.
Wann gibt es abweichende Speicherfristen für Tachographendaten?
Es gibt verschiedene Fälle, in denen die Aufbewahrungsfristen für Tachographendaten abweichen können. Dazu gehören:
Arbeitszeiterfassung
Werden die Daten der Tachographen und Fahrerkarten beispielsweise für die Arbeitszeiterfassung oder Lohnabrechnung genutzt, unterliegen Sie ggf. einer sehr viel längeren Speicherfrist, hier durchaus auch Speicherfristen von 10 Jahren. Nutzen Sie diese Daten für die Lohn- oder Arbeitszeitabrechnung fragen Sie am besten bei Ihrem Steuerberater oder HR-Verantwortlichen nach, welche Aufbewahrungsfrist für Sie gilt.
Unvorhergesehene Ereignisse
Wenn es zu einem unvorhergesehenen Ereignis kommt, wie einem Unfall oder einem Fahrzeugausfall, kann es notwendig sein, die Tachographendaten länger als die übliche Aufbewahrungsfrist vorzuhalten. In diesem Fall müssen die Daten mindestens bis zum Abschluss der Untersuchung aufbewahrt werden.
Untersuchungen
Wenn eine Untersuchung durchgeführt wird, sei es durch die Polizei oder eine andere Behörde, ist es empfehlenswert die Tachographendaten bis zum Abschluss der Untersuchung aufzubewahren. In einigen Fällen müssen die Daten auch für einen längeren Zeitraum gespeichert werden, wenn dies von den Behörden angefordert wird.
Rechtsstreitigkeiten
Wenn es zu einer rechtlichen Auseinandersetzung kommt, sei es zwischen dem Fahrer und dem Arbeitgeber oder zwischen dem Arbeitgeber und den Behörden, sollten die Tachographendaten bis zum Abschluss des Rechtsstreits vorgehalten werden.
Betriebsinterne Gründe
Ein Unternehmen kann sich entscheiden, die Tachographendaten aus betriebsinternen Gründen länger als die übliche Aufbewahrungsfrist aufzubewahren. Achten Sie darauf, dass Sie in diesem Fall die Daten sicher und geschützt aufbewahren müssen, falls Sie dies außerhalb des hochsicheren Systems der TSI tun möchten.
Was passiert, wenn Sie die Aufbewahrungsfrist nicht einhalten?
Wenn Sie die Aufbewahrungsfrist für Tachodaten nicht einhalten, können Sie mit Bußgeldern und anderen Sanktionen rechnen. Darüber hinaus kann dies zu einem Vertrauensverlust bei Kunden und Partnern führen. Daher ist es wichtig, dass Sie dafür Sorge tragen, dass Sie die Vorschriften einhalten und nur die Daten länger aufbewahren, die Sie benötigen, und alle anderen fristgerecht löschen.
Wie können Sie Ihre Tachodaten sichern?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Tachodaten zu sichern. Eine Möglichkeit ist das Herunterladen der im System bereitgestellten Daten von den digitalen Tachographen und den Fahrerkarten und diese in ein Archiv oder ein anderes Speichermedium zu übertragen. Es ist jedoch wichtig, zu gewährleisten, dass Ihre Daten sicher und zugänglich sind, wenn Sie diese benötigen.
Alternativ können Sie uns eine abweichende Speicherfrist nennen, so dass diese im Web-Portal Ihren Vorgaben entsprechend vorgehalten werden. Ihren aktuellen Backupstatus und die Speicherungsdauer können Sie auch selbst jederzeit in Webportal im Bereich Management/Fahrer Compliance einsehen.
Wünschen Sie eine Änderung der Speicherdauer, kontaktieren und beauftragen Sie uns schriftlich, eine abweichende Speicherfrist für Sie zu hinterlegen. Eine E-Mail genügt hierbei der Schriftform.
Fazit
Die Einhaltung der Vorschriften für die Aufbewahrung von Tachodaten ist ein wesentlicher Bestandteil des Flottenmanagements. Am Löschtermin für Tachodaten am 31.03.2023 erfolgt die Löschung aller Daten, die älter als 365 Tage bzw. älter als die von Ihnen genannte Speicherfrist sind. Es ist daher wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Sie alle Daten, die Sie aufbewahren möchten oder müssen, vor diesem Datum sichern oder uns eine Änderungsmitteilung zur Speicherfrist rechtzeitig mitteilen.
Beachten Sie bitte, dass wir, um die Einhaltung der Frist zu gewähren, mit den Löscharbeiten bereits am 30.03.2023 beginnen. Teilen Sie uns etwaige Änderungen bitte spätestens bis zu diesem Zeitpunkt mit!
Bei Nichteinhaltung der Vorschriften können Bußgelder und andere Sanktionen drohen. Wir empfehlen Ihnen daher, sich umfassend über die Vorschriften zu informieren und sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Anforderungen kennen und ggf. entsprechende Maßnahmen ergriffen haben.
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